Onze klokkenluidersregeling

1. Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. Handelingen die leiden of dreigen te leiden tot schending van een wettelijke voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit, door De Kleijne & Janssen of haar medewerkers;
2. Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving (inclusief schendingen van Europees recht, zie hieronder) door De Kleijne & Janssen of haar medewerkers;
3. Alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door De Kleijne & Janssen of haar medewerkers;
4. (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van De Kleijne & Janssen als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalatigheid;
5. (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid (voor zover dit van toepassing kan zijn bij De Kleijne & Janssen);
6. (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
7. (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;
8. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
9. (een dreiging van) het bewust achterhouden, onrechtmatig vernietigingen of manipuleren van gegevens of informatie;
10. Alle andere situaties die naar mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Bij schendingen van het Europees recht kan gedacht worden aan schendingen betreft financiële diensten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, consumentenbescherming en betreft de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegeven.

Klachtenprocedure en klokkenluidersregeling

Zodra sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van De Kleijne & Janssen alsmede haar medewerkers, kan naast de klachtenprocedure ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil ten aanzien van de klachtenprocedure is dat er bij de klokkenluidersregeling altijd anonimiteit wordt gehanteerd.

2. Definities

In deze klokkenluidersregeling worden de volgende definities gehanteerd:

1. melder: degene die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze regeling;
2. werknemer: degene die uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht voor De Kleijne & Janssen, dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid voor De Kleijne & Janssen verricht of heeft verricht;
3. vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren (J. Kemps);
4. Directie: de hoogst leidinggevende van De Kleijne & Janssen die de dagelijkse leiding heeft/hebben over de organisatie;
5. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een (toekomstige) melder, dat binnen De Kleijne & Janssen of bij een andere organisatie, indien diegene door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand die ziet op situaties als genoemd in artikel 1 leden 1 tot en met 7 van deze regeling.
6. vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en die zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;

3. Procedure 

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, als bedoeld in artikel 1, dan kan een werknemer of iemand buiten de organisatie dit melden aan de vertrouwenspersoon.
2. De melding kan op de volgende wijzen plaatsvinden:
   • Schriftelijk: per brief of e-mail ter attentie van J. Kemps. Een e-mail kan gestuurd worden naar janet@dekleijne-janssen.nl (zie lid 3);
   • Mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen (zie lid 4);
   • Op verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op locatie (zie lid 4);
3. Indien de melding schriftelijk plaatsvindt, verzoeken we een duidelijke omschrijving van de misstand te geven.
4. Indien de melding mondeling via de telefoon (of via een ander spraakberichtsysteem) of op locatie wordt gedaan, dan registreert werkgever het gesprek door:
   • Het maken van een opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm; of
   • Een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek.
5. Een melder heeft ten alle tijden de mogelijkheid om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.
6. De vertrouwenspersoon bevestigt schriftelijk binnen zeven dagen na ontvangst van de melding aan melder dat de melding is ontvangen. Daarbij legt de vertrouwenspersoon de datum van ontvangst van de melding schriftelijk vast.
7. De vertrouwenspersoon stelt onverwijld de directie op de hoogte van de melding.
8. De vertrouwenspersoon start naar aanleiding van de melding onverwijld een onderzoek.
9. Binnen een periode van vier weken na het sturen van de ontvangstbevestiging van de melding, wordt de melder op de hoogste gebracht betreft de afhandeling van de melding. Hierbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen (waaronder maatregelen) de melding heeft geleid of nog gaat leiden.
10. Indien deze termijn door omstandigheden niet kan worden behaald, dan wordt de melder hiervan op de hoogte gesteld en deelt de vertrouwenspersoon de melder een verlenging van de termijn mee.
11. Melder wordt in ieder geval uiterlijk drie maanden na het sturen van de ontvangstbevestiging op de hoogte gebracht over de beoordeling van de melding en indien aan de orde, hoe de melding is opgevolgd.

4. Afwijkende procedure

De melder kan het vermoeden van een misstand of van een onregelmatigheid melden bij de directie (als bedoeld in artikel 2) indien:

1. Het vermoeden betrekking heeft op de vertrouwenspersoon; of
2. De melder het niet eens is met het standpunt of de verleningstermijn gegeven door de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 3 lid 10.

Indien een melding wordt gemaakt bij de directie, dan wordt de procedure uit artikel 3 vanaf lid 2 gevolgd.

5. Rechtsbescherming

De directie draagt er zorg voor dat de melder die met inachtneming van de bepalingen uit deze klokkenluidersregeling te goeder trouw een melding naar behoren heeft gemaakt, niet in zijn positie wordt benadeeld (als bedoeld in art. 17 Wet bescherming klokkenluiders) als gevolg van de melding.

6. Vertrouwelijkheid

1. De melding, de correspondentie hieromtrent en de gevolgacties naar aanleiding van de melding geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid.
2. De vertrouwenspersoon en een ieder die betrokken is bij de melding of het onderzoek naar een vermoeden van een misstand en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan het vertrouwelijke karakter (als bedoeld in art. 1a Wet bescherming klokkenluiders) kent of redelijkerwijs moet vermoeden, waarborgt de geheimhouding van die gegevens.
3. De geheimhouding, vertrouwelijkheid en anonimiteit wordt geschaad indien de melder schriftelijk instemming geeft om de geheimhouding, vertrouwelijkheid en anonimiteit op te heffen.
4. De verplichting tot geheimhouding wordt ook opgeheven ingeval een wettelijk voorschrift degene de vertrouwenspersoon of betrokkenen tot mededeling verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van deze wet de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
5. Indien tot mededeling van de identiteit van een melding verplicht wordt door enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, wordt de melder hiervan vooraf in kennis gesteld, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
6. Bij de kennisgeving als bedoeld in lid 5, zal een schriftelijke toelichting van de reden voor de bekendmaking van de gegevens over zijn identiteit aan melder worden gegeven.

7. Inwerkingtreding

Deze regeling is in werking getreden op 9 januari 2023.

Laatste bewerking: 16 november 2023.