De loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd, moet voldoen aan verschillende wettelijke eisen. De loonadministratie dient nauwkeurig te gebeuren. Richting het personeel wilt u de administratie op orde hebben, maar ook richting overige partijen zoals de belastingdienst en pensioenfondsen.

Hoe te handelen?

Wat heeft u nodig van de werknemer:

• Kopie van een geldig ID-bewijs (geen rijbewijs maar een paspoort of ID kaart)
• Een loonheffingsverklaring
• Kopie van zijn/haar bankpas

De gemaakte afspraken legt u schriftelijk vast in een arbeidsovereenkomst. Ook kunt u veel afspraken vastleggen in de arbeidsvoorwaarden.

U dient aangemeld te zijn bij de Belastingdienst als werkgever, u ontvangt een loonheffingennummer en sectorcode. Deze heeft u nodig om de juiste inhoudingen te bepalen en de loonaangifte te kunnen insturen. De aangifte loonheffing doet u 1x per maand of 1x per 4 weken.

Afhankelijk van de cao of de onderlinge afspraken tussen werknemer en werkgever dient u zich te melden bij het pensioenfonds en voor pensioenafdrachten te zorgen.

Het is verstandig om een ziekengeldverzekering af te sluiten. Daarnaast is ook een (basis)contract met een Arbodienst wettelijk verplicht. We hopen natuurlijk allemaal dat de werknemer(s) gezond zijn en blijven, maar die garantie krijgt niemand. Bij langdurige ziekte dient u als werknemer 2 jaar lang het salaris door te betalen. Deze kosten kunt u verzekeren.