Privacyverklaring

Wij vinden het belangrijk om de kwaliteit van onze diensten te waarborgen. Een belangrijk deel van deze kwaliteit is de bescherming van privacy van (potentiële) klanten en bezoekers van onze website. Hierdoor dient zorgvuldig omgegaan te worden met de (persoons-)gegevens. Hierbij wordt gehouden aan de richtlijnen die gesteld worden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit privacybeleid is van toepassing op de gehele De Kleijne & Janssen groep.

Verwerking persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door De Kleijne & Janssen slechts verwerkt in die gevallen die overeenstemmen met de wet, dit betreft:

• De betrokkene heeft zijn toestemming verleend;
• Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
• Verwerking is noodzakelijk ter nakoming van een wettelijk plicht;
• Verwerking is noodzakelijk ter bescherming van een vitaal belang van de betrokkene;
• Verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Wij verwerken gegevens van:

• Onze klanten en hun vertegenwoordigers;
• Mensen die interesse tonen in onze diensten;
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben of hebben gehad;
• Bedrijven en hun vertegenwoordigers waarmee wij contacten onderhouden (o.a. leveranciers, partners, wederpartijen, overheidsinstanties, financiële instanties, verzekeraars etc.);
• Bij verwerking van salarisadministratie verwerken wij gegevens van medewerkers;
• Bij de afwikkeling van een nalatenschap verwerken wij de persoonsgegevens van de erfgenamen/legitimaris;
• Personen waarvan we de persoonsgegevens dienen te verwerken op basis van een opdracht/overeenkomst;
• Sollicitanten.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende redenen

• Om een relatie/overeenkomst met u aan te gaan. Voor onze dienstverlening is het noodzakelijk om te onderzoeken en te beoordelen of we u als klant kunnen accepteren en hebben we gegevens van u nodig om onze overeenkomst uit te voeren en te onderhouden, alleen zo kunnen wij u goed van dienst zijn. Denk hierbij aan NAW-gegevens, contactgegevens, financiële gegevens.
• Om onze overeenkomst van opdracht uit te voeren. Hiervoor hebben wij diverse persoonsgegevens nodig. Uit de opdracht blijkt welke persoonsgegevens wij nodig hebben voor de uitvoering van de opdracht, ook zullen deze gegevens bij u worden opgevraagd. Wanneer u deze persoonsgegevens aanlevert, geeft u toestemming op de persoonsgegevens te gebruiken zoals overeengekomen in onze overeenkomst van opdracht.
• Om u en onze belangen te beschermen en te voldoen aan de wet. Denk bijvoorbeeld aan de Wwft, wij zijn verplicht om personen achter organisaties/ondernemingen te identificeren, hiervoor is het noodzakelijk om NAW-gegevens, legitimatiebewijzen en overige persoonsgegevens in ons dossier te verwerken.
• Voor promotie- en marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuwe dienst die mogelijk interessant is voor u. Wij kunnen hiervoor uw naam en e-mailadres verwerken.
• Voor onze administratie en facturatie. We houden administratie bij waaronder ook de facturatie. We verwerken uw betaalgegevens op grond van een wettelijke plicht, omdat wij wettelijk gezien een administratie moeten bijhouden.
• Voor de afwikkeling van een nalatenschap verwerken wij van de erfgenamen en/of gevolmachtigde en/of legitimaris de NAW gegevens, het BSN, de, de aangifte inkomstenbelasting, de pensioenopgave en de jaaropgave van de bank. Van een erfgenaam verwerken wij de NAW gegevens, het BSN, het bankrekeningnummer en in het geval dat er een woning verkocht dient te worden, vragen wij aan de erfgenamen of ze gehuwd zijn en eventueel in een scheiding liggen. De gegevens die u zelf aanlevert worden verwerkt op basis van toestemming. De overige gegevens verwerken wij ter uitvoering van een wettelijke plicht en ter uitvoering van de overeenkomst.
• Via Cookies, Google Analytics, Google Ads, Google Search Console, Hotjar en soortgelijke kunnen wij nagaan wat bezoekers op onze website doen (klik- en surfgedrag). Zo kunnen wij onze website en diensten verbeteren en meer inspelen op wensen van bezoekers en potentiële klanten. Er kan hiervoor verwerkt worden: de bezochte webpagina, klik- en surfgedrag, de internetbrowser die gebruikt wordt, de duur van uw bezoek. De gegevens die wij hierbij verwerken zijn niet te herleiden tot een individueel persoon. De instellingen van Google Analytics zijn zodanig ingesteld dat deze privacy vriendelijk zijn. Zo is bij particulieren het IP-adres geanonimiseerd.
• Ook kunt u bij ons het contactformulier invullen op de website, hierbij verwerken we uw naam, telefoonnummer en e-mailadres zodat we met u contact kunnen opnemen.
• We zijn verder actief op social media, als u contact met ons opneemt via deze kanalen kunnen we uw naam, e-mailadres of social ID verwerken zodat we contact met u kunnen opnemen of op uw vraag kunnen reageren.
• Wij verzenden aan onze klanten minimaal eenmaal per maand een nieuwsbrief, ook kunnen andere geïnteresseerde zich aanmelden via onze website voor deze nieuwsbrief. Hiervoor verwerken wij uw naam en e-mailadres, om de nieuwsbrief te personaliseren verwerken we uw geslacht. Indien u geen nieuwsbrieven wenst te ontvangen kunt u zich schriftelijk afmelden bij elke nieuwsbrief. Wij kunnen rapportages draaien van de nieuwsbrieven die wij verzenden. Zo kunnen wij inzien of de nieuwsbrief geopend wordt, wat het klikgedrag is en welke artikelen gelezen worden. Zo kunnen wij onze nieuwsbrief en dienstverlening aanpassen op de interesse van onze lezers.
• Van sollicitanten worden de persoonsgegevens verwerkt gedurende de sollicitatieprocedure in het kader van de sollicitatie. Na einde van de sollicitatieprocedure worden de persoonsgegevens uiterlijk binnen 4 weken verwijderd. We kunnen een C.V. bewaren gedurende maximaal 1 jaar, hiervan wordt de sollicitant eerst schriftelijk op de hoogte gebracht en dient de sollicitant akkoord te gaan.
• Voor archiefdoeleinden. Als gegevens niet bewaard worden voor bovenstaande doeleinden, kan het voorkomen dat we gegevens bewaren voor archiefdoeleinden. Bijv. conform de wettelijke fiscale bewaartermijnen of verjaringstermijn aangaande juridische- en klacht procedures, gegevens die u later alsnog wenst op te vragen. Tevens kunnen wij als service en in opdracht dossiers bewaren voor klanten, in deze dossiers kunnen persoonsgegevens aanwezig zijn.

Wij bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens in beginsel zolang als dat nodig is voor bovengenoemde doeleinden en voor de uitvoering van onze dienstverlening, of om te voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen of verplichtingen vanuit de organisaties waarbij wij zijn aangesloten. Op uw verzoek verwijderen we gegevens of dragen we persoonsgegevens aan u over. We zijn daarbij gerechtigd om de gegevens die wij wettelijk dienen te bewaren, bijvoorbeeld op grond van de administratieplicht, te bewaren.

Beveiliging

Wij wisselen persoonsgegevens alleen uit na schriftelijke machtiging of goedkeuring of wanneer het uitwisselen van uw gegevens met derden uitdrukkelijk uit onze overeenkomst blijkt of verplicht is op grond van de wet. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Er zijn (sub-)verwerkers die tevens persoonsgegevens kunnen verwerken. Een lijst van deze verwerkers kunt u opvragen. Met deze partijen maken wij conform de AVG afspraken omtrent de verwerking. Verwerkers staan tevens vermeld in onze verwerkersovereenkomst.

Derden

Wij wisselen persoonsgegevens alleen uit na schriftelijke machtiging of goedkeuring of wanneer het uitwisselen van uw gegevens met derden uitdrukkelijk uit onze overeenkomst blijkt of verplicht is op grond van de wet. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.
Er zijn sub-verwerkers die tevens persoonsgegevens kunnen verwerken. Een lijst van deze verwerkers kunt u opvragen. Met deze partijen maken wij conform de AVG afspraken omtrent de verwerking.

Inzien, wijzigen en vernietigen en overige rechten

U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die we van u verwerken. Eventueel kunnen er op verzoek wijzigingen aangebracht worden of worden uw gegevens verwijderd. De wet biedt u nog meer rechten, zoals het recht op beperking van verwerking, vergetelheid of dataportabiliteit. Ook kunt u schriftelijk bezwaar of een klacht indienen. U kunt een schriftelijk verzoek indienen t.a.v. van de juridische afdeling per e-mail: secretariaat@dekleijne-janssen.nl of per post t.a.v. de juridische afdeling, Velmolenweg 161, 5404 LB Uden. Aan uw verzoek wordt binnen 30 dagen uitvoering gegeven.

Als een betrokkene van een van onze relaties een verzoek doet tot inzage van zijn gegevens die De Kleijne & Janssen voor de relatie verwerkt, dan leggen wij dat verzoek altijd eerst voor aan de betreffende relatie. Wij verstrekken geen gegevens zonder toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.

Vragen over ons privacybeleid? Neem contact op met ons via 0413 34 18 57 of door een mail te zenden aan secretariaat@dekleijne-janssen.nl t.a.v. de functionaris gegevensbescherming.

Dit privacybeleid kan gewijzigd worden. Op onze website kunt u altijd de laatste versie raadplegen.

Dit is versie 2022 d.d. november 2022.